专票和普票最根本的区别在「能不能抵扣进项税」。增值税专用发票带抵扣联，一般纳税人拿到专票，票面注明的税额可以作为进项税，抵减自己要交的销项税；而增值税普通发票一般不能抵扣进项（少数例外，如农产品收购或销售发票、通行费电子普票、旅客运输电子普票、机动车销售统一发票等，按政策可抵）。一句话：专票是抵扣链条上的凭证，普票主要用于记账和成本列支。

怎么选？如果你家是一般纳税人，采购货物、服务时尽量要专票，因为能抵税、实实在在降税负；如果你家是小规模纳税人，自己开出去的专票不能抵自己的税（小规模按征收率交，不存在抵扣），但你的客户若是一般纳税人，会希望你开专票给他抵。销售给最终消费者个人、或适用免税的业务，只能开普票。

小规模纳税人也能自开专票，这点很多老板还停留在老印象。过去小规模要开专票得跑税务局代开，现在不用了。国家税务总局公告2019年第33号明确，自2020年2月1日起，增值税小规模纳税人（其他个人除外）发生应税行为需要开专票的，可以自愿使用开票系统自行开具，税务机关不再代开。开票更方便，客户要专票也不用等代开。

哪几类情形不能开专票？根据2026年1月1日施行的《增值税法实施条例》第三十七条，三种情形不得开具专票：①购买方是自然人（即卖给消费者个人）；②应税交易免征增值税（如免税农产品、免税医疗服务等）；③国务院财政、税务主管部门规定的其他情形。此外，零售烟、酒、食品、服装、化妆品等消费品给个人，也属「购买方为自然人」范畴，只能开普票。

数电票时代，专票普票都电子化。现在全面推广数字化电子发票（数电票），专票、普票都不再局限纸质，电子票与纸质票同等效力。抵扣规则没变：专票勾选确认后抵扣，普票仍一般不能抵扣。开票通过电子税务局或开票平台，登录后按业务选「增值税专用发票」或「普通发票」开具即可，无需再领纸质票版。

上海老板6条避坑。①一般纳税人采购尽量索专票，能抵的税别白白丢掉；②专票抵扣联要妥善保管、按时勾选确认，别超期；③向个人消费者、免税业务只能开普票，硬开专票反而违规；④小规模自开专票后，对应的销售额要按征收率申报缴税，别漏报；⑤专票信息（名称、税号、金额）务必填准，开错要红冲重开；⑥虚开专票是红线，没有真实交易绝对不能开。开票规则细、易出错，上海企业可交专业代账把关。逐梦人可协助企业开票、进项勾选与申报，欢迎对照咨询。