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公司注册成立后，股权变更、注销清算、诉讼维权、招投标、融资尽调等场景，常常需要调取企业的「登记档案」。过去不同主体怎么查、带什么材料，口径比较散。2026年10月29日，上海市市场监督管理局、上海市档案局联合印发《上海市经营主体登记档案查阅办法》（沪市监规范〔2026〕7号），把规则统一起来，自2027年1月1日起施行，有效期至2031年12月31日，同时废止2024年的旧版办法。
谁可以查？新规列了六类查阅对象。第一，经营主体可查本单位的登记档案。第二，有效登记在册的相关人员，包括公司的法定代表人、有限公司和非上市股份公司的股东、合伙企业合伙人、个人独资企业投资人、个体工商户经营者、各类分支机构负责人等，可查其任职或出资主体的档案。第三，公安、国安、检察、审判、纪检监察、审计等机关按职责可查。第四，受当事人委托的律师、基层法律服务工作者和法律援助人员可查相关档案。第五，公证、仲裁、司法鉴定等机构可查与本机构工作相关的档案。第六，破产管理人、法院指定的清算组可查其负责破产清算的经营主体档案。
怎么查？上海明确「一般采用互联网查阅」。线上身份认证分三种：企业用本单位的电子营业执照；公检法等机关用本单位「法人一证通」数字证书；律师用所属律师事务所「法人一证通」或通过中国律师身份核验平台。也就是说，企业自己查自家档案，打开电子营业执照就能办，不用再跑现场。
需要办什么手续？查「登记事项信息」，填查档申请表、出示本人有效身份证件并配合核验即可，任何组织和个人都能申请，查询结果可加盖档案查询专用章。查「登记档案」，除填表外还要提交单位出具的查档证明和查阅人证件；股东查档要带主体资格文件，非上市股份公司股东还需股票凭证或股东名册；律师要出示执业证和单位证明并签承诺书。材料不合规或可能危害国家安全、公共利益的，登记机关可不予查阅。
有三条红线要记住。一是查阅获取的档案只能正常工作利用，不得按时间段、区域、行业等条件批量或组合查询后编纂发布牟利；二是不得擅自公布不属于自己的档案；三是涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和个人信息的，按规定办理，特殊经营主体档案一般不对外提供。故意造成档案丢失、损毁的，登记机关可当场拒绝提供。
给企业主的六条提醒：一、自查优先走线上，企业用电子营业执照查自家档案最快；二、股东查档提前备好资格证明，非上市股份公司要股票凭证或股东名册；三、律师查档用事务所法人一证通或律师身份核验平台，效率更高；四、含商业秘密、个人隐私的页面注意保密义务，别外发；五、严禁批量抓取、编纂牟利，违者可能被拒查并担责；六、确需纸质副本的，可申请加盖档案材料证明章的副本。新规2027年1月1日才施行，有查档需求的企业可先按现行口径准备材料，避免届时手忙脚乱。